El que es desa al tauler —convocatòries, subvencions, tasques, biblioteca, documentació— és de l'entitat, no de qui ho va crear. Aquesta és la diferència amb un compte compartit i la contrasenya apuntada en un pòstit: si demà se'n va qui ho va muntar tot, no se n'hi va res.
Convidar algú
Des de La meva entitat, a la pestanya Staff. S'hi posa el correu i el rol, i li arriba una invitació amb un enllaç que val set dies i serveix una sola vegada. L'enllaç també es veu a la pantalla i es pot copiar: el correu es perd a la carpeta de brossa amb una freqüència que no es pot ignorar.
No cal que l'accepti amb la mateixa adreça a la qual se li va enviar: el que protegeix l'enllaç és que caduca i que només val una vegada. Convidar un altre cop la mateixa adreça anul·la la invitació anterior, perquè no quedin dos enllaços bons voltant.
Un compte pertany a una sola entitat. Si el teu ja treballa en una altra i té coses desades, la invitació no es pot acceptar: cal entrar amb un altre compte o escriure'ns per moure-ho. Si la teva entitat està per estrenar —sense nom i sense res a dins—, el compte s'hi muda sense perdre res.
Dos rols i ni un més
Administra i Membre. Qui administra no veu pantalles ni dades diferents: l'única cosa que pot fer i un membre no és gestionar les persones —convidar, treure i canviar de rol— i veure la pestanya de Facturació. Tota la resta ho fan servir tots dos igual. No es pot treure el rol a l'última persona que administra ni deixar que se'n vagi sense nomenar-ne una altra: d'una entitat sense ningú que administri només se'n surt per suport.
Donar de baixa algú no esborra res del que hagi fet: perd l'accés i la seva feina es queda on és. Qui se'n va pel seu compte comença de zero amb una entitat nova i buida.
El que costa l'equip
Amb el pla gratuït convidar no costa res. Amb un pla de pagament, la primera persona va inclosa i cadascuna de més suma la seva plaça a la factura. La plaça s'ocupa en convidar, no en acceptar, i no baixa fins que el pla es renova. Els imports són a Els plans.