Un al dia, a les 8:00, per a cada persona, i només si hi ha alguna cosa que demana fer alguna cosa. Surt després dels escombrats de matinada, així que porta el que ha canviat aquesta nit, i just abans es calculen els recordatoris de termini. La resta —anuncis, documents, tasques— es queda al web.
Mai un correu per novetat, mai un correu buit dient que no hi ha res i mai dos correus nostres el mateix dia: si ha sortit el d'avisos, els de consells esperen. Tot això és la manera més ràpida que algú aprengui a arxivar-lo sense obrir-lo, i llavors el dia que arribi l'avís que importa tampoc no l'obrirà.
Què porta
- Recordatoris de termini del que heu desat, teniu en preparació o en marxa: tancament (amb la vostra antelació i el dia abans), al·legacions, justificació i el final del vostre pla.
- Canvis de termini: es mou la data o s'obre el termini d'alguna cosa que seguiu o gestioneu.
- La resolució, només si teniu aquella convocatòria presentada a Gestió subvencions.
- Els dilluns, un bloc amb les noves de la setmana que us encaixen bé (cinc com a màxim) i les edicions noves dels programes i finançadors que seguiu.
Cada línia porta la seva etiqueta, el nom de la convocatòria i un enllaç que obre la fitxa; el que és urgent va primer. Mostra fins a quinze i, si n'hi ha més, diu quantes en queden al tauler. Va amb els colors que hàgiu triat a La meva entitat, i al peu hi ha l'enllaç per deixar de rebre'l amb un clic.
El correu es munta per persona: cadascuna rep només el que té encès a les seves preferències, i les tasques assignades a una altra no li arriben. Els canvis de termini i el que és urgent no es filtren.
Per què a vegades no arriba res
- No ha passat res que demani fer alguna cosa. És el més freqüent, i és una bona notícia. El que només es veu al web continua a la campana.
- Ja ho havíeu llegit al web, o tens apagat el correu diari o la família a la qual pertany.
- Ja es va avisar. Cada fita s'envia una vegada: el «tanca d'aquí a 7 dies» no torna l'endemà. El següent d'aquella convocatòria és el del dia abans, llevat que amplien el termini.
- Encara no seguiu res. Sense convocatòries desades ni subvencions en marxa només us arribarà, els dilluns, el que hi hagi de nou que us encaixi.
El que s'ha enviat s'apunta per persona: si a una li falla el correu, se li torna a intentar l'endemà sense repetir-ho a la resta. I qui entra nou a l'equip no rep de cop el que és anterior a la seva arribada.
Si el correu no arriba i creus que hauria de fer-ho, comença per No m'arriba un correu.