Cómo organizar la documentación de una subvención sin volverte loco
Una buena organización documental ahorra tiempo durante la solicitud y evita problemas cuando llega el momento de justificar la subvención.
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El verdadero trabajo empieza cuando consigues la subvención
Muchas entidades organizan perfectamente la solicitud, pero después almacenan la documentación en carpetas compartidas, correos electrónicos o distintos ordenadores.
Cuando llega la justificación, encontrar toda la información se convierte en un reto.
Qué documentos deberías centralizar
- Bases de la convocatoria.
- Resoluciones.
- Memorias.
- Presupuestos.
- Facturas.
- Contratos.
- Fotografías.
- Indicadores.
- Evidencias.
- Comunicaciones.
Errores frecuentes
- Guardar versiones distintas del mismo documento.
- No identificar qué factura pertenece a cada proyecto.
- Depender de una única persona para encontrar la documentación.
- Utilizar únicamente carpetas compartidas sin un sistema de seguimiento.
Crea un sistema desde el primer día
La documentación debería organizarse durante toda la ejecución del proyecto, no únicamente cuando llega la justificación.
Conclusión
Cuanto antes empieces a organizar la documentación, menos tiempo dedicarás a buscar archivos cuando llegue el cierre del proyecto.
¿Quieres tener toda la documentación organizada en un único lugar?
Con GanaSubvenciones puedes centralizar la documentación de cada subvención y mantener toda la información organizada desde la solicitud hasta la justificación.