Uno al día, a las 8:00, para cada persona, y solo si hay algo que exige hacer algo. Sale después de los barridos de madrugada, así que lleva lo que ha cambiado esta noche, y justo antes se calculan los recordatorios de plazo. Lo demás —anuncios, documentos, tareas— se queda en la web.
Nunca un correo por novedad, nunca un correo vacío diciendo que no hay nada y nunca dos correos nuestros el mismo día: si ha salido el de avisos, los de consejos esperan. Todo eso es la forma más rápida de que alguien aprenda a archivarlo sin abrirlo, y entonces el día que llegue el aviso que importa tampoco lo abrirá.
Qué trae
- Recordatorios de plazo de lo guardado, en preparación o en marcha: cierre (con vuestra antelación y el día antes), alegaciones, justificación y el fin de vuestro plan.
- Cambios de plazo: se mueve la fecha o se abre el plazo de algo que seguís o gestionáis.
- La resolución, solo si tenéis esa convocatoria presentada en Gestión subvenciones.
- Los lunes, un bloque con las nuevas de la semana que os encajan bien (cinco como mucho) y las ediciones nuevas de los programas y financiadores que seguís.
Cada línea lleva su etiqueta, el nombre de la convocatoria y un enlace que abre la ficha; lo urgente va primero. Enseña hasta quince y, si hay más, dice cuántas quedan en el panel. Va con los colores que hayáis elegido en Mi entidad, y al pie está el enlace para dejar de recibirlo con un clic.
El correo se arma por persona: cada una recibe solo lo que tiene encendido en sus preferencias, y las tareas asignadas a otra no le llegan. Los cambios de plazo y lo urgente no se filtran.
Por qué a veces no llega nada
- No ha pasado nada que exija hacer algo. Es lo más frecuente, y es una buena noticia. Lo que solo se ve en la web sigue en la campana.
- Ya lo habíais leído en la web, o tienes apagado el correo diario o la familia a la que pertenece.
- Ya se avisó. Cada hito se manda una vez: el «cierra en 7 días» no vuelve al día siguiente. El siguiente de esa convocatoria es el del día antes, salvo que amplíen el plazo.
- No seguís nada todavía. Sin convocatorias guardadas ni subvenciones en marcha solo os llegará, los lunes, lo nuevo que os encaje.
Lo enviado se apunta por persona: si a una le falla el correo, se le reintenta al día siguiente sin repetírselo al resto. Y quien entra nuevo en el equipo no recibe de golpe lo anterior a su llegada.
Si el correo no llega y crees que debería, empieza por No me llega un correo.