Los avisos son lo que se ha movido en lo que ya os importa: las convocatorias que habéis guardado, las que estáis gestionando y los programas y financiadores que seguís. Esa es la regla que evita el ruido. La única excepción son los lunes: ese día os contamos también las convocatorias nuevas de la semana que encajan bien con vuestro perfil.
Dónde te llegan
- En la web. Al entrar, los avisos nuevos salen arriba a la derecha —cada uno una sola vez, tres como mucho, con el logo del financiador y una cruz para cerrarlos— y se quedan en la campana, que se pone al día sola.
- Por correo. Uno al día, a las 8:00, para cada persona, y solo si hay algo que exige hacer algo. Está contado en El correo diario.
Cambios en la convocatoria
Cada madrugada se vuelve a pedir a la BDNS la ficha de todo lo que sigue vivo y se compara con la que teníamos. Las privadas y europeas que seguís no están en la BDNS: esas las revisa cada noche nuestro agente en su propia página. Y solo se compara lo que tiene consecuencias: el título cambia de acentos cada dos por tres, y avisar de eso enseña a ignorar los avisos.
- Cambia una fecha o se abre el plazo. Es lo más importante y siempre va también por correo.
- Cambian las bases: un anuncio nuevo en el boletín —que suele ser una corrección o una ampliación—, un documento nuevo o modificado (las traducciones no cuentan), un presupuesto que sube o baja, o un cambio en el enlace a las bases o en la sede electrónica.
- Hay resolución. En las de la BDNS la detectamos el día que aparecen las concesiones. Por correo solo os llega si tenéis esa convocatoria presentada en Gestión subvenciones; si solo la seguís, queda en la web.
- Vuelve a convocarse, que es lo que llega un año después si seguís el programa o el financiador y no solo la edición de ese año. Va en el correo de los lunes.
Recordatorios de vuestras fechas
Se calculan cada mañana con las fechas que ya tenéis en Gestión subvenciones y en lo guardado:
- Por correo y en la web: el cierre de lo guardado o en preparación (con la antelación de la entidad y el día antes; si la fecha es nuestra estimación, pone «Cierre estimado»), las alegaciones a 3 días y el día antes, la justificación a 30, a 7 y el día antes, y el fin de vuestro plan siete días antes.
- Solo en la web: «deberían resolver esta semana», una tarea que te asignan o que vence mañana u hoy (a quien la tiene asignada, o a todo el equipo si no es de nadie), y la ejecución que empieza o que acaba en 15 días.
Cada hito avisa una sola vez: «cierra en 7 días» se manda un día, no siete. Pero si amplían el plazo después de un recordatorio, los recordatorios vuelven a salir para la fecha nueva.
Lo que no avisa
- El pasado de lo que empezáis a seguir. Seguir un programa no os trae su historial de años como no leído: solo lo que pase desde ese día.
- Lo descartado. Descartar es «no nos interesa», y deja de avisar.
- Lo ya concedido o denegado, salvo los recordatorios de justificación: a partir de ahí lo vuestro es justificar, no lo que cambie en el boletín.
La campana y la lista
La campana de la barra de arriba lleva el número de los que quedan sin leer y enseña los últimos al pulsarla. La lista entera, con el botón de marcarlos todos como leídos, está debajo de Guardados. Cada aviso lleva a donde ha pasado la cosa y al pulsarlo se marca como leído; lo que ya habéis leído en la web no se vuelve a mandar por correo.
Lo leído lo es para toda la entidad, no solo para ti. Si tu compañera ya lo ha visto y ha movido la fecha, no hace falta que te salte a ti también: esto es un espacio de trabajo compartido, no una bandeja de entrada. Por eso debajo pone quién lo vio.